Verantwortliche Stelle:

ALPHATOP HR GmbH
(ein Unternehmen der Labora Holding GmbH)
Kuchengrund 10, 71522 Backnang
Telefon: 07191/22081-0
E-Mail: juergen.kern@alphatop.com
Internet: www.alphatop.com

Gesetzlicher Vertreter: Jürgen Kern
Datenschutzbeauftragter: Kai Ochmann, datenschutz@schuhtronic.de

Allgemeine Informationen, bzw. die Begriffsbestimmungen können Sie der Datenschutzerklärung unserer Homepage entnehmen. Im Folgenden wird explizit auf die Verarbeitung Ihrer Daten im Bereich Coaching eingegangen.

Die ALPHATOP HR GmbH ist für die konzernweite Durchführung von Coachingmaßnahmen für die Labora Holding GmbH zuständig. Ihre Daten haben wir entweder von Ihrem Arbeitgeber-Unternehmen oder von Ihnen selbst erhalten.

Ziel des Coachings ist es Sie in bestimmten Situationen z.B. persönlich, technisch, rhetorisch, methodisch, … weiterzuentwickeln.

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

  • Stammdaten (Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum).
  • Kontaktdaten (Telefonnummer, Handynummer, E-Mailadresse, ggf. Faxnummer). Die Kontaktdaten können geschäftliche, aber auch privater Natur sein, je nachdem, was Sie uns angegeben haben.
  • Berufsdaten (Unternehmenszugehörigkeit, Position, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kenntnisse).
  • Verhaltensdaten (falls diese für das Coaching relevant sein sollten).
  • Gesundheitsdaten (falls diese für das Coaching relevant sein sollten und von Ihnen genannt werden).

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Ihre Einwilligung erfolgt auf freiwilliger Basis und ist jederzeit für die Zukunft widerrufbar. Bitte wenden Sie sich dafür direkt an uns, Ihren zuständigen Coach oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

Im Unternehmensverbund der Labora Holding sind einzelne verbundene Unternehmen mit der Erfüllung von Personalherausforderungen für die komplette Holding betraut. So wickeln wir, die ALPHATOP HR GmbH, das komplette Coaching ab, was dazu führt, dass wir ein gebündeltes Fachwissen für die gesamten Holding anbieten können. Durch eine sorgfältige Auswahl an Tools und geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen gewährleisten wir ein konstant hohes Datenschutzniveau. Als Beispiel hat nicht die gesamte ALPAHTOP HR GmbH Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, sondern nur die für Sie zuständige Coaches. Selbst die IT-Administration oder die Geschäftsführung haben keinen Zugriff, da Ihre Daten in sich geschlossenen Anwendungen verarbeitet werden.

Nach Beendigung Ihres Coachings werden Ihre personenbezogenen Daten spätestens nach sechs Monaten gelöscht. Die Aufbewahrungsdauer orientiert sich nach einem vertretbaren Zeitraum in dem noch Rückfragen oder eine Coachingverlängerung als angemessen erscheinen. Nach diesen sechs Monaten sehen wir keinen Grund, der für eine längere Aufbewahrung spricht.

Im Falle Ihres Widerrufs, werden Ihre Daten sofort gelöscht.

Für eine optimale Durchführung des Coachings setzen wir verschiedene Tools ein. Die Tools, bzw. die Hersteller der Tools haben wir sorgfältig nach Datenschutzgesichtspunkten ausgewählt und dabei darauf geachtet, welche Kategorien personenbezogener Daten in welchen Schritten verarbeitet werden. Zudem haben wir bei den Tools die datenschutzfreundlichsten Einstellungen gewählt. Folgende Tools werden eingesetzt:

Calendly – zur Online-Terminbuchung

Über Calendly können Sie sich einfach einen Termin für Ihr Coaching buchen. Calendly ist ein Angebot der Calendly, LLC, 3423 Piedmont Road NE, Atlanta, GA 30305-1754, United States.

Wenn Sie auf den Terminvereinbarungs-Link drücken, werden Sie automatisch mit der Terminvereinbarungsseite bei Calendly verbunden. Nach der Wahl Ihres Termins und der Bestätigung erhalten Sie von Calendly eine E-Mail mit der Bestätigung Ihres Termins.

Ihre Angaben aus dem Calendly-Formular werden zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. erfolgter Termin). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Des Weiteren haben wir ein „Data Processing Addendum“ mit Calendly abgeschlossen. Dabei handelt es sich um einen Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem sich Calendly dazu verpflichtet, Ihre Daten zu schützen, entsprechend dessen Datenschutzbestimmungen in unserem Auftrag zu verarbeiten und insbesondere nicht an Dritte weiter zu geben.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Calendly finden Sie hier: https://calendly.com/pages/privacy.

Coachingspace – Der virtuelle Raum für professionelle Online-Beratung

Coachingspace ist eine Online-Plattform, die eine sichere Videokonferenz und einen digitalen Methodenkoffer miteinander verbindet und somit die Vorteile einer Online-Beratung mit denen einer Beratung vor Ort in einer einzigen Lösung vereint. So sparen Sie sich Anfahrtswege und -zeiten und können Termine flexibler gestalten, haben aber trotzdem Ihre liebgewonnen Methoden aus Ihrer Beratungspraxis, wie zum Beispiel Positionierungskarten und das Systembrett zur Hand, wenn Sie es benötigen.

Coachingspace ist ein Angebot von Coachingspace GmbH, Stöcken 7, 42897 Remscheid.

Wenn Sie Ihren persönlichen Einladungslink öffnen, werden Sie automatisch mit dem für Sie vorbereiteten Coachingspace – Ihrem persönlichen Coachingraum – verbunden. Dort können Sie entweder Ihren Namen oder auch ein Pseudonym eintragen.

Wir verpflichten uns, Ihre Sitzungsdaten nach spätestens sechs Monaten zu löschen. Dadurch werden Ihre Daten ebenfalls bei Coachingspace gelöscht.

Die Coachingspace GmbH ist ein deutsches Unternehmen, welches der DSGVO unterliegt und die Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet.

Mit der Coachingspace GmbH haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, in dem sich die Coachingspace GmbH dazu verpflichtet, Ihre Daten zu schützen, geschlossen.

Weitere Informationen zum Datenschutz von Coachingspace finden Sie hier: https://coachingspace.net/datenschutz/

Collaboard – Das Online-Whiteboard

Collaboard ist eine online Whiteboard Softwarelösung, angeboten vom Schweizer Unternehmen IBV Informatik, Beratungs- und Vertirebs-AG, Stallikerstraße 1a, Ch-8906 Bonstetten. Es ermöglicht unsere Gedanken und Fortschritte auf eine einfache grafische Art und Weise festzuhalten.

Zugang zum Whiteboard bekommen Sie über einen Link, den Sie von Ihrem Coach erhalten.

Collaboard zeichnet sich durch seinen hohen Datenschutz aus. Es handelt sich um ein schweizer Unternehmen, welches ebenfalls den Regelungen der DSGVO nachkommt. Gehostet werden Ihre Daten in einem schweizer Rechenzentrum.

Ihre personenbezogenen Daten inklusive Ihrer Sitzungsdaten werden bei uns für maximal sechs Monate nach Beendigung des Coachings gespeichert.

Mit der IBV haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, wodurch gewährleistet wird, dass die IBV Ihre Daten ebenso gut schützt, wie wir das tun.

Weitere Informationen zum Datenschutz von Collaboard finden Sie hier: https://www.collaboard.app/de/rechtliches

Zoom – Onlinkonferenzen

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Zoom ist wahlweise über die Installation einer Anwendung möglich oder auch über Ihren Internet Browser.

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),

Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Eine Aufzeichnung der Konferenzen findet nicht statt.

Datenverarbeitung außerhalb der EU: „Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Microsoft 365

Wie in der gesamten Labora Holding GmbH nutzen wir Microsoft 365. Um Gesprächsnotizen besonders zu schützen, werden diese ausschließlich verschlüsselt gespeichert.

Rechtsgrundlage Tools:

Die Rechtsgrundlage für die Verwendung der Tools ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO – unserem berechtigten Interesse. Die Tools sind notwendig, um einen reibungslosen Coachingprozess und ein qualitativ hochwertiges Coaching durchführen zu können. Dabei haben wir uns die einzelnen Tools genau angeschaut und, wo nötig, auf datenschutzkonformere Alternativen umgestellt.

Ihre Rechte:

Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Wir wollen, dass Sie wissen, welche Daten wir von Ihnen haben und was wir damit machen.

Recht auf Berichtigung: Sollten Sie feststellen, dass wir falsche Daten oder unvollständige Daten von Ihnen gespeichert haben, haben Sie ein Recht auf Berichtigung. Es ist auch in unserem Interesse, dass wir richtige Daten haben.
Recht auf Löschung: Sollten keine gesetzlichen Vorschriften, wie zum Beispiel steuerrelevante Aufbewahrungsfristen, eine Löschung verhindern, können Sie jederzeit die Löschung Ihrer Daten bei uns anfordern. Da Datensparsamkeit eine wichtige Rolle in unserem Unternehmen einnimmt, sind wir stets angehalten nicht mehr benötigte Daten selbständig zu löschen, sofern gesetzlich möglich.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sollten wir Ihre Daten für keinen Geschäftszweck mehr benötigen, das Gesetz eine Löschung aber nicht ermöglicht, so haben Sie das Recht, dass wir Ihre Daten von einer weiteren Verarbeitung ausschließen.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, haben Sie, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, ein Widerspruchsrecht. Verarbeiten wir Ihre Daten zu Zwecken der Direktwerbung, können Sie ohne Angaben von Gründen widersprechen.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihnen steht das Recht zu, dass wir Ihnen Ihre, uns überlassenen, Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.

Um von Ihren Rechten Gebrauch zu nehmen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

Weiterhin haben Sie das Recht sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg in Stuttgart.

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